Dấu treo là loại dấu phổ biến trong công việc văn thư và hành chính. Bài viết này sẽ giải thích về dấu treo là gì và phân biệt nó so với dấu giáp lai theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
1. Dấu treo là gì?
Dấu treo là loại dấu được đặt lên trang đầu của văn bản, hợp đồng hoặc các tài liệu quan trọng khác, che phủ một phần tên của cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm (bản chính).
Việc đóng dấu treo lên văn bản không chỉ xác nhận nội dung của văn bản, mà còn khẳng định rằng văn bản đó được chấp nhận và coi là một phần của tài liệu chính. Điều này giúp ngăn chặn việc giả mạo, thay đổi hoặc xâm phạm vào hồ sơ, giấy tờ liên quan. Tuy nhiên, việc đóng dấu treo không một cách tuyệt đối chứng minh giá trị pháp lý của văn bản, mà chỉ xác nhận tính xác thực và toàn vẹn của nội dung.
2. Cách đóng dấu treo chuẩn
2.1. Dấu treo đóng ở đâu? Cách đóng thế nào?
Theo quy định tại Điều 33 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, việc đóng dấu trên văn bản giấy được thực hiện bởi người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức theo quy định.
Theo đó, dấu treo được đặt lên trang đầu của văn bản, che phủ một phần tên của cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục. Dấu treo cần được đóng một cách rõ ràng, sắc nét, và phải đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn về kích thước và màu sắc theo quy định. Cụ thể, dấu treo phải sử dụng mực đỏ và không được phép thay đổi màu sắc này.
2.2. Dấu treo sử dụng khi nào?
Thường thì, dấu treo được áp dụng cho các văn bản có nhiều phụ lục đính kèm. Nhiều tổ chức thường sử dụng dấu treo trên các văn bản nội bộ để thông báo nội dung hoặc cũng có thể thấy dấu treo được đặt ở góc trái của liên đỏ trên hoá đơn tài chính.
3. Phân biệt dấu treo và dấu giáp lai
Dựa vào Điều 33 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP và thực tiễn công việc văn thư, ta có thể phân biệt dấu treo và dấu giáp lai thông qua các tiêu chí sau đây:
| Phân biệt | Dấu treo | Dấu giáp lai |
| Khái niệm | Dấu treo là con dấu đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. | Dấu giáp lai là con dấu đóng lên mép phải của các tờ của một văn bản sao cho khi ghép tất cả các tờ tạo thành hình con dấu. |
| Mục đích | – Đóng dấu lên văn bản chính hoặc bản sao: Nhằm thừa nhận văn bản này do cơ quan ban hành.
– Đóng dấu lên phụ lục: nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu là một bộ phận của văn bản chính. |
– Xác thực văn bản nhiều tờ.
– Xác thực thứ tự các tờ. – Ngăn ngừa việc thay đổi giả mạo nội dung các tờ của văn bản đó. |
| Cách đóng dấu | – Trường hợp đóng dấu trên văn bản chính: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan.
– Trường hợp đóng dấu trên phụ lục: Dấu được đóng trùm lên một phần tên của mỗi phụ lục. |
– Xòe văn bản thành hình cánh quạt hoặc xếp chồng các mép giấy song song với nhau.
– Đóng dấu giáp lai vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. |
| Văn bản thường dùng | – Văn bản hành chính, văn bản nội bộ.
– Hợp đồng giao kết giữa các bên và phụ lục của các loại văn bản, hợp đồng này. – Các loại hóa đơn, chứng từ kế toán. – Bản sao các văn bản sao y. |
Tất cả các văn bản có từ 02 tờ trở lên. |
Trên đây là thông tin về khái niệm “Dấu treo” và sự phân biệt giữa dấu treo và dấu giáp lai theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Nếu cần hỗ trợ thêm, vui lòng gửi bình luận để chúng tôi có thể giúp đỡ.
